“Hey, kleine Gretel!”: Ein Chatbot für den Schulalltag 

Die Gretel-Bergmann-Schule ist eine lebendige Stadtteilschule mit zwei Standorten und mehr als 1.000 Schüler:innen. Das bedeutet vor allem eines: viel Organisationsaufwand – insbesondere für die Schulbüros. Um diese zu entlasten, wurde mit Unterstützung zweier Studentinnen ein Chatbot entwickelt, der den Schulalltag effizienter gestaltet.

Eine Schule, zwei Standorte und noch mehr Sprachen 

„Wann muss ich mein Kind für Diwali abmelden?“ – „Was ist, wenn ich den Schülerausweis verloren habe?“ – „Wie finde ich das richtige Schulbüro?“ Mit Fragen wie diesen werden die Lehrkräfte und Schulbüros der Gretel-Bergmann-Schule in Hamburg täglich konfrontiert. Die Antworten sind meist schnell gegeben – doch sie kosten wertvolle Zeit. Erschwerend kommt hinzu, dass für rund 80 Prozent der Schüler:innen und ihrer Familien Deutsch nicht die Erstsprache ist.

Genau an diesem Punkt setzt ein innovatives Projekt an: Im Rahmen von zukunft.digital entwickelte ein interdisziplinäres Team – bestehend aus Lehrerin Charlotte, Informatikstudentin Ellis und Lehramtsstudentin Pia – den Chatbot „kleine Gretel“ für die Schulwebsite. Er stellt wichtige Informationen in leicht verständlicher, mehrsprachiger Form rund um die Uhr zur Verfügung.

Die “kleine Gretel” stellt somit eine wertvolle Ergänzung zum Anruf im Schulbüro dar. Häufige Fragen können schneller und mehrsprachig beantwortet werden, sodass in den Schulbüros mehr Zeit für die Lehrkräfte und Schüler:innen vor Ort bleibt. Die telefonische Kontaktaufnahme bleibt an der Gretel-Bergmann-Schule weiterhin bestehen, erhält durch den Chatbot aber eine entlastende Unterstützung. „Wir wollten eine Lösung schaffen, die einfach funktioniert – für Kinder, Eltern und auch für Kolleg:innen im Schulbüro,“ sagt Ellis, Informatikstudentin im Master an der Universität Hamburg und technische Entwicklerin des Projekts. 

Chatbot Code im Klassenzimmer 

Charlotte, Ellis und Pia haben sich im Rahmen eines Workshops für Hamburger Schulen und Studierende als Projektteam zusammengefunden. Ellis erinnert sich: 

„Als ich mich für zukunft.digital beworben habe, hat mich die Chatbot-Idee der Gretel-Bergmann-Schule sofort angesprochen. Zuvor hatte ich bereits KI-Projekte für Unternehmen entwickelt und implementiert, um Mitarbeitende bei repetitiven Aufgaben, wie dem Verfassen von Briefen, zu entlasten. Die Möglichkeit, eine ähnliche technologische Unterstützung für Schulen zu entwickeln, fand ich besonders spannend.”  

In den darauffolgenden drei Monate lang trafen sie sich alle zwei Wochen online oder in der Schule. Im ersten Schritt stellen sie einen Meilensteinplan auf und stimmten sich für einzelne Aufgabenpakete ab. So hatten die Schulbüros den Auftrag, die “Klassiker-Fragen” zusammenzustellen, die besonders häufig in den Schulbüros eingehen. Insgesamt kamen 89 Frage-Antwort-Paare zusammen, zu Themen wie Krankmeldungen, Schulzeiten oder Ferienregelungen. 

Mit einer cleveren Kombination aus Open-Source-Tools wurde anschließend ein Chatbot-Prototyp erstellt, der auf schuleigenen Servern läuft und auf einer sogenannten Vektordatenbank basiert. Klingt technisch, meint aber einfach ein semantisches System: Egal ob jemand nach „Religiöse Feiertage“ oder „Diwali“ fragt – die Antwort bleibt dieselbe. Die Vektorendatenbank wurde mit einem Embedding- Modell im Verfahren der Retrieval Augmented Generation (RAG) kombiniert.  

Wir malen uns die kleine Gretel, wie sie uns gefällt 

Dem Projektteam war besonders wichtig, dass der Chatbot auf Akzeptanz bei den schulischen Akteur:innen stößt. Pia bringt es auf den Punkt: 

„Eine der wichtigsten Erkenntnisse für mich war, dass das Verstehen von Algorithmen helfen kann, Unsicherheiten und Ängste gegenüber KI abzubauen. Gerade im schulischen Kontext gibt es oft Skepsis gegenüber neuen Technologien. Transparenz im Umgang mit KI ist ein entscheidender Faktor ist, um Akzeptanz zu schaffen. Lehrkräfte und Schüler:innen müssen verstehen, wie eine KI arbeitet, welche Grenzen sie hat und in welchen Bereichen sie sinnvoll eingesetzt werden kann.” 

Deswegen war ein echtes Highlight der Schulbesuch von Ellis und Pia: Eine Klasse durfte das Chatbot-Icon selbst gestalten. Auf ihren Tablets entwarfen sie eigene digitale Maskottchen – neutral, freundlich, eindeutig. So wurde die “kleine Gretel” greifbar und kreativ, die Schüler:innen waren direkt gespannt auf das Endergebnis. Neben dem kreativen Zugang durch die Icon-Gestaltung für den Chatbot konnte den Schüler:innen auch ein kritisch reflektierter Umgang mit Chatbots nahegebracht werden. 

An dieser Stelle konnte Pia ihre didaktisch-pädagogische Perspektive als angehende Lehrkraft eingebringen: Sie hat die Informationen des Chatbots für Schüler:innen unterschiedlicher Altersstufen und sprachlicher Hintergründe verständlich aufbereitet und vorgestellt. Dafür hat sie auf ihr Wissen aus dem Studium und aus der Fortbildungseinheit durch das DKJS-Team zum Thema Mediendidaktik mit besonderem Fokus auf KI im Hamburger Schulsystem zurückgreifen. Sie betont: „Ich habe durch das Projekt nicht nur mehr über KI gelernt, sondern auch über Schule selbst,“ sagt Pia.  

Fragen über Fragen  

Um die Qualität des Chatbots zu evaluieren, wurden schließlich für die 89 Antworten der Schulbüros jeweils 50 Fragenversionen mithilfe von generativer KI zusammengestellt. Diese wurden dann an die “kleine Gretel” gestellt und ausgewertet, wie präzise dessen Antworten waren.  

Die Ergebnisse waren vielversprechend und nun beantwortet der Chatbot "kleine Gretel” Fragen zu allgemeinen Themen der Schule – schnell, verlässlich und in klarer Sprache. Personalisierte Informationen wie individuelle Stundenpläne oder Telefonnummern gibt es aus Datenschutzgründen nicht. 

Zum Abschluss der dreimonatigen Projektphase hat das Projektteam zwei Tutorials erstellt: Eins für Technik-Interessierte und eins für die praktische Anwendung. Damit können auch andere Schulen den Chatbot nachbauen, abhängig von den technischen Voraussetzungen ihrer Website.  

Das große Finale 

Beim Abschlussworkshop im Pilotdurchgang von zukunft.digital präsentierten Charlotte, Ellis und Pia ihre Ergebnisse, erzählten von Herausforderungen samt Lösungsansätzen und zeigten den Chatbot live. Die anderen teilnehmenden Schulen und Studierenden waren beeindruckt, was in so kurzer Zeit angestoßen werden konnte. 

Die “kleine Gretel” zeigt, wie KI-Lösungen in der Schule ganz konkret helfen können. Durch den Chatbot wird nichts ersetzt, sondern sinnvoll ergänzt und entlastet. Die Gretel-Bergmann-Schule hat sich durch die Teilnahme bei zukunft.digital nicht nur zukunftsfähiger aufgestellt, sondern auch wertvolle Impulse durch die Zusammenarbeit mit Ellis und Pia erhalten, die ihre vereinten Fachkenntnisse aus dem Studium produktiv einbringen konnten.  

Abschließend hat das Projektteam Gelingensbedingungen ausformuliert, um den Chatbot weiterzuentwickeln und ihn auch ohne die Unterstützung der Studierenden mittel- und langfristig weiterzuführen. Diese Transferansätzen nimmt Charlotte mit an die Gretel-Bergmann-Schule. Für Ellis und Pia geht es erst einmal zurück an die Uni, mit Zertifikat in der Hand und einen prägenden Schritt auf dem Weg ihrer beruflichen Zukunft weiter – ganz nach dem Leitbild der Gretel-Bergmann-Schule, mit Selbstvertrauen und Verantwortung in der Gemeinschaft wachsen.